Pořízení

Agenda slouží ke vkládání nových dokumentů do systému DMS. V této agendě je možné k dokumentu přiřadit typ, zapsat k němu základní informace a přiřadit ho ke zpracování někomu dalšímu, tato nastavení se mohou u každého dokumentu lišit atd.

Dokument vidím pouze já v této agendě až do chvíle, než mu nastavím nějaký stav! Po nastavení požadovaného stavu dokument zmizí z této agendy a zobrazuje se podle nastavených informací v ostatních agendách a ostatním uživatelům, podle nastavených oprávnění.

Agenda má 4 základní oblasti:

1) Seznam dokumentů

2) Náhled – zobrazuje dokument označený v seznamu

3) Volba typu dokumentu

4) Základní informace o dokumentu

Založení dokumentu

Nový dokument lze do seznamu přetáhnout např. z e-mailu nebo se do seznamu založí tlačítky:

Ze souboru – výběr jednotlivého souboru

Z více souborů – hromadný výběr více souborů z jedné složky

Tlačítkem vyberte složku, ze které chcete dokumenty nahrát.

Soubory označené budou nahrány do seznamu dokumentů (soubory označené ne). Vpravo vidíte náhled označeného dokumentu. Pomoci najít konkrétní dokument může také filtr v horní části ( občerstvení seznamu po vyplnění nebo vymazání filtru).

Tlačítkem nahrajete vybrané soubory do programu.

Naskenovat – dokumenty lze do seznamu dokumentů také naskenovat.

Prázdný – založí hlavičku nového dokumentu, kterou můžete upravovat (př. očekávám nějaký dokument). Do dokumentu pak lze přetahovat soubory př. z e-mailu podrobně viz níže.

Náhled

Dokument může obsahovat více souborů (př. fotodokumentace). V dolní části jsou pak jednotlivé soubory označeny čísly. Označené číslo zobrazí náhled příslušného souboru.

Tlačítkem otevřete formulář, ve kterém můžete přidat nebo upravit soubory patřící k danému dokumentu.

Do označené oblasti s náhledem vpravo je možné přetahovat soubory př. z e-mailu (ty se pak objeví v seznamu souborů v levé části).

Výběr typu dokumentu

Při zpracování dokument je možné dokument zařadit do nějakého typu (z číselníku Typy dokumentů), podle kterého je pak možní dokumenty filtrovat nebo nastavit pro určitý typ dokumentů jednotnou cestu zpracování (př. typ faktura za dopravu půjde automaticky ke schválení vedoucímu dopravy). Vyplnit typ dokumentu není pro jeho další zpracování nutné.

Vyplnění základních informací o dokumentu

Vyplnění základních informací o dokumentu, které vím a možnost předání dokumentu ke zpracování (kontrole, schválení, zaúčtování atd.) někomu dalšímu.

Název – libovolný název dokumentu

Code

Zákazník – zákazník programu (F1 na výběr) Organizace, Firma

Stav dokumentu – př. z zaúčtování, schválit vedoucí střediska 1 atp. (z číselníku Stavy dokumentů).

Řešitel – role (číselník Role), - osoba (číselník Uživatel) -> komu předávám dokument k dalšímu zpracování

Termín – do kdy má být dokument př. schválen, po termínu se zobrazuje v agendě „Po termínu“

Poznámka – libovolná poznámka, zobrazuje se i dalším, kdo s dokumentem pracují

- pod tímto tlačítkem naleznete například volbu úplně vymazat tento dokument

- uloží vyplněné informace k dokumentu. Pokud vyplníte stav, přesune se dokument z této agendy. Zobrazuje se pak podle nastavených informací v ostatních agendách a ostatním uživatelům, podle nastavených oprávnění.