Podle zákona 563/1991 Sb. §35 je nutné zajistit protokolování změn dokladů a to tak, aby po změně účetního dokladu bylo zřejmé, jaký byl stav před dokladu (opravou) a po změně.

Z uvedeného důvodu bylo nutné do programu zapracovat mechanismus pro uložení informací

• o změnách provedených v jednotlivých řádcích účetního dokladu

• o tom kdo a kdy příslušnou změnu provedl.

Vzhledem k tomu, že program má řadu různých uživatelů od drobných účetních, které vedou účetnictví externě na jednom PC až po střední firmy, kde na datech účetnictví jedné firmy spolupracuje několik účetních a data vznikají v dalších navazujících programech (Evidence majetku, Company Manager, Mzdy apod.), bylo do programu zavedeno několik možných nastavení pro různé chování programu.

Především byl zaveden pojem AUTORIZACE.

Autorizace je ověření řádku (dokladu) v účetním deníku. Potvrzení že je zaúčtován a zkontrolován. Autorizace je určitou formou elektronického podpisu. Od okamžiku autorizace jsou veškeré podstatné změny dokladů protokolovány.

V některých konkurenčních programech probíhá pořizování dat do účetnictví v tzv. dávkách. Pak se pořizuje celý doklad nebo více dokladů a po dobu zadávání dokladu ještě není doklad zapsán v účetním deníku. Až při potvrzení a odeslání dávky je doklad zkontrolován a zapsán do účetnictví. Tento postup má své výhody, ale i nevýhody. V programu PODVOJ.25 se veškeré zapsané řádky a případné změny v nich okamžitě projeví na výstupech z účetnictví. Aby bylo možno odlišit rozpracované doklady od ukončených, byla zavedena možnost hromadné (dodatečné) autorizace na požádání. Ve větších firmách je možno naopak možno nastavit okamžitou (automatickou) autorizaci řádku okamžitě po vložení.

Dále je možno nastavit Zákaz veškerých změn autorizovaných řádků . Potom je nutno veškeré opravy provádět zaúčtováním opravných dokladů.

Autorizace se provede

Autorizace proběhne buď automaticky okamžitě při vzniku řádku v deníku, tj po

• ručním vložení jednou z možností

1. vložení F6
2. další řádek dokladu
3. další řádek faktury
4. kopie řádku F5
5. odděl částku z řádku
6. odděl DPH ALT+V
7. přidej DPH ALT+P apod.

• importu účetního deníku jednou z činností „IMPORT ÚČETNÍHO DENÍKU“

• automatickém zaúčtování dokladu ze saldokonta

8. kurzové rozdíly
9. korunové vyrovnání
10. kurzové rozdíly částečně uhrazených
11. kurzové rozdíly na konci roku
12. přeúčtování nevyrovnaných položek
13. odpis nevyrovnaných položek, opravné položky

• automatické činnosti Účetní deník – Úhrada více zahraničních faktur

• automatické činnosti Účetní deník – Rozúčtování nákladů a výnosů na zakázky

Podstatné změny dokladů

Podstatné změny jsou změny provedené v důležitých položkách, např. v částce. Některé údaje program považuje vždy (automaticky) za podstatné:

• řada, doklad

• částka

Další údaje je možno pro zákazníka jako podstatné nastavit volitelně „

• DI – daňová informace,

Poznámka: Žádný údaj, který je vybrán jako podstatný není možno přepisovat přímo v tabulce (browse) účetního deníku, ale pouze v režimu opravy po stisku klávesy F4 nebo tlačítka - oprava.

Další podstatnou změnou je zrušení řádku, případně obnovení dříve zrušeného řádku.

Protokolování změn dokladů

Do programu byla zavedena nová tabulka – protokol změn účetního deníku. Při každé podstatné změně autorizovaného řádku se nejdříve odloží do protokolu celý předchozí stav řádku a pak se teprve uloží změny. Současně se uloží nové autorizační informace, tj.

• datum a čas změny,

• zodpovědný uživatel

• označení akce, kterou ke změně došlo (např. „OPRAVA“)

V případě zrušení řádku se odloží řádek dvakrát:

• jednou v původním stavu

• podruhé s novou informací o provedené akci zrušení

Informace o změnách dokladů

Historie řádku deníku

Součástí autorizace je automatické přidělení pořadového čísla řádku v rámci dokladu, takže klíč řada+doklad+pořadí jednoznačně určuje každý řádek v účetním deníku.

Pokud chcete získat informace o historii změn v aktuálním řádku deníku, pak se nastavte na příslušný řádek a spusťte činnost „Protokol k řádku“ v novém menu „Protokol“

Historie dokladu

Menu Protokol - Protokol k dokladu vytiskne nebo zobrazí historii dokladu včetně aktuálního stavu

Do účetního deníku byly zavedeny nové informace související s autorizací a protokolováním změn:

• uživatel – kód uživatele který způsobil poslední změnu řádku – Souvisí s nastavením seznamu uživatelů programu a práv přístupu k programu

• akce – zkratka akce, kterou byl způsoben poslední stav řádku

• datum a čas poslední změny

• pořadové číslo řádku v rámci dokladu

Tyto údaje jsou automaticky naplňovány počínaje autorizací řádku. Lze je prohlížet, tisknout a použít při filtrování.

Zobrazení informací o autorizaci při práci s účetním deníkem.

Sloupce týkající se autorizace se budou v účetním deníku zobrazovat, pokud jsou nastaveny v Zobrazení tabulky.

• na začátku řádku sloupec „Akce“zúžený na 1 znak. Sloupec je možno roztáhnout tažením hranice mezi hlavičkami 1. a 2. sloupce myší

• za číslo dokladu je zařazeno pořadové číslo řádku v rámci dokladu

• na konec řádku jsou připojeny informace o datumu a času změny a uživateli.

Jako autor změn bude vždy uveden uživatel přihlášený do programu. kód uživatele bude zapsán do řádku deníku.

Sloupce v účetním deníku

Nové sloupce v účetním deníku, které se týkají autorizace řádků deníku.

Sloupec A – akce, zkratka jak vznikl řádek účetního deníku

Sloupec obsahuje ve skutečnosti celý sloupec AKCE, který je pro úsporu místa zúžen na jeden znak. Celý sloupec je možno zobrazit tažením hranice mezi záhlavím 1. a 2. sloupce levým tlačítkem myši.

A - AUTORIZACE
O - OPRAVA
C - CM + agenda, např. CM VYDANE - řádek byl zaúčtován z programu Company manager z agendy Vydané faktury
M - MZDY, řádek byl zaúčtován z programu Mzdy
E - EVIDENCE MAJETKU, řádek byl zaúčtován z programu Evidence Majetku

Při vložení řádku, pokud je nastaveno se řádky budou autorizovat při vložení automaticky.

V – VLOŽENO 1 – klávesa F6

• VLOŽENO 2 – klávesa F5
• VLOŽENO 3 – další řádek dokladu ALT+G
• VLOŽENO 4 – další řádek faktury ALT+H
• VLOŽENO FA – zaúčtuj fakturu, CTRL+F
• VLOŽENO VZ –zaúčtuj souvztažnost, ALT+N
• VLOŽENODPH – klávesa ALT+P, ALT+V

Z – ZRUŠENO , zrušený řádek klávesou F8
U – OBNOVENO , obnovený řádek klávesou F8

Pořadí - jednoznačně určuje pořadové číslo řádku v rámci dokladu

Den změny - datum poslední změny kritických údajů řádku, systémové datum PC

Čas změny - čas poslední změny řádku, systémový čas PC

Uživatel - uživatel, který změnu provedl

Změny kritických údajů v účetním deníku

V případě změny některého z kritických údajů autorizovaného řádku, se starý řádek odloží do protokolu a do deníku se naplní:

• Akce – např. OPRAVA

• Den změny, čas změny, uživatel, pořadí