Odesílání vydaných faktur E-mailem

Speciální činnost.

Pro odesílání se používá tlačítko na kartě vydané faktury. Toto tlačítko se používá bez nastavení parametrů pro přímý tisk faktury na tiskárnu.

Volba odešle fakturu e-mailem ve formátu PDF a zároveň ji vytiskne na tiskárnu.

Parametry pro odeslání faktury e-mailem

Musí být nastaveny následující parametry uživatele. Tyto parametry mohou být pro každého uživatele programu různé. Parametry jsou podle uživatele, tzn. že je musí mít nastavený každý uživatel, který bude tuto činnost používat.

Odeslat vydanou fakturu po tisku tlačítkem "1" automaticky? (FVMAIL_AUTO) = Ano.

Typ souboru pro odeslání FV mailem 6=PDF, 7=DOC, 8=HTML (FVMAILFILETYPE) = 6 Tj. zvolit si typ souboru pro odesílání PDF.

Přikládat při odeslání faktury i ISDOC soubor - K vybraným Vydaným fakturám je možné při odeslání e-mailem přikládat také ISDOC soubor příslušné faktury. Podrobně viz níže.

Odeslání FV mailem CC=kopie na vědomí komu (FVMAILCC ) – uvede se e-mail toho, komu bude případně zasílána kopie zprávy.

Odeslání FV mailem BODY mailu - textmerge << >>( FVMAILBODY) = speciální text definovaný pro konkrétního uživatele programu.

Příklad – Bude se tisknout do e-mailu číslo konkrétní faktury.

Vážení,
Zasíláme vám fakturu <<vydane.faktura>>.

Odesílání mailů – typ (SENDMAIL-TYP ) – způsob, jakým dojde k odeslání vlastního e-mailu. (2=Outlook nebo 3=CDO-vlastní dialog pro odesílání)

Parametr aplikace

Odeslání FV mailem typ kontaktu pro mail adresu (FVMAILTYPKON ) – zapíše se, jaký typ kontaktu má program vybírat pro e-mailovou adresu. Například Fak-mail. Potom v adresáři odběratelů se bude vybírat e-mailová adresa, která má typ kontaktu – Fak-mail.

Odeslání faktur mailem - Body: tělo zprávy (FVMAIL_BODY) = obecný text těla mailu, který se použije pokud uživatel nemá definovaný svůj text. Obdobně jako parametry uživatele.

Aby se e-mail automaticky odeslal, musí být splněny následující podmínky:
FVMAILFILETYPE = 6 nebo 7 nebo 8
FVMAILTYPKON není prázdný
Organizace ve faktuře není prázdná
FVMAILTYPKON existuje v kontaktech příslušné organizace a tento kontakt je skutečně e-mailová adresa.

Po úspěšném odeslání e-mailu se informace o odeslání zapíše:

do příslušné faktury -
do protokolu o dokladu

Ve vydaných fakturách je možné nastavit filtr na faktury, které ještě nebyly odeslané mailem.

Filtr v seznamu Vydaných faktur.

Neodeslané
Nevytisknuté

Funguje, pokud používáte na počítači Microsoft Outlook (ne Expres) nebo CDO nebo Chilkat. E-mail bude před odesláním zobrazen, pokud se odesílá pomocí MS Outlook. Pro ostatní varianty (CDO, Chilkat) bude odeslán bez zobrazení.

Odeslání dobropisu

Pro odeslání dobropisu e-mailem je potřeba vyplnit parametr pro text e-mailu.

Odeslání dobropisu mailem - Body: tělo zprávy (FVMAIL_BODY_DOB) -

Potvrzený dobropis <<vydane.faktura>> nám pošlete mailem nebo na adresu: <<par.get_par("ADRESA")>>

Děkuji.

Vydané faktury, stejně jako další tiskové sestavy lze odesílat e-mailem jako další možnost tisku. Viz. kapitola Odeslání tiskových sestav e-mailem.

Přikládání ISDOC souboru faktury

K vybraným Vydaným fakturám je možné při odeslání e-mailem přikládat také ISDOC soubor příslušné faktury.

ISDOC soubor vydané faktury obsahuje základní informace z faktury a na objednávku lze doplnit další konkrétní údaje podle potřeby uživatele.

Odesílání faktur ve formátu ISDOC

Nastavení pro odesílání faktur ve formátu ISDOC:

V nastavení parametrů se nastaví, že při odeslání faktury emailem ve tvaru PDF se do přílohy tohoto PDF automaticky bude přikládat i faktura ve formátu ISDOC

Horní lištové menu Služby -> nastavení parametrů -> ISDOC_DO_PDF na ANO

Dále se zde také nastaví, pro které organizace se bude tento formát ISDOC automaticky generovat

Při odeslání faktury emailem pro tuto organizaci se automaticky do přílohy emailu zařadí i faktury ve formátu ISDOC

Horní lištové menu Služby -> nastavení parametrů -> FV_MAIL_ISDOC zaškrtnout organizace, kterým se bude posílat i ISDOC faktura

Při odeslání faktury emailem (tlačítko ):

Další možností je generování zvolených vydaných faktur, které se následně vygenerují do formátu ISDOC a uloží se do zvoleného adresáře

Horní lištové menu Vydané -> Import/Export -> Export do ISDOC