Odesílání vydaných faktur E-mailem

Speciální činnost.

Pro odesílání se používá tlačítko na kartě vydané faktury. Toto tlačítko se používá bez nastavení parametrů pro přímý tisk faktury na tiskárnu.

Volba odešle fakturu e-mailem ve formátu PDF a zároveň ji vytiskne na tiskárnu.

Parametry pro odeslání faktury e-mailem

Musí být nastaveny následující parametry uživatele. Tyto parametry mohou být pro každého uživatele programu různé. Parametry jsou podle uživatele, tzn. že je musí mít nastavený každý uživatel, který bude tuto činnost používat.

Odeslat vydanou fakturu po tisku tlačítkem "1" automaticky? (FVMAIL_AUTO) = Ano.

Typ souboru pro odeslání FV mailem 6=PDF, 7=DOC, 8=HTML (FVMAILFILETYPE) = 6 Tj. zvolit si typ souboru pro odesílání PDF.

Přikládat při odeslání faktury i ISDOC soubor - K vybraným Vydaným fakturám je možné při odeslání e-mailem přikládat také ISDOC soubor příslušné faktury. Podrobně viz níže.

Odeslání FV mailem CC=kopie na vědomí komu (FVMAILCC ) – uvede se e-mail toho, komu bude případně zasílána kopie zprávy.

Odeslání FV mailem BODY mailu - textmerge << >>( FVMAILBODY) = speciální text definovaný pro konkrétního uživatele programu.

Příklad – Bude se tisknout do e-mailu číslo konkrétní faktury.

Vážení,
Zasíláme vám fakturu <<vydane.faktura>>.

Odesílání mailů – typ (SENDMAIL-TYP ) – způsob, jakým dojde k odeslání vlastního e-mailu. (2=Outlook nebo 3=CDO-vlastní dialog pro odesílání)

Parametr aplikace

Odeslání FV mailem typ kontaktu pro mail adresu (FVMAILTYPKON ) – zapíše se, jaký typ kontaktu má program vybírat pro e-mailovou adresu. Například Fak-mail. Potom v adresáři odběratelů se bude vybírat e-mailová adresa, která má typ kontaktu – Fak-mail.

Odeslání faktur mailem - Body: tělo zprávy (FVMAIL_BODY) = obecný text těla mailu, který se použije pokud uživatel nemá definovaný svůj text. Obdobně jako parametry uživatele.

Aby se e-mail automaticky odeslal, musí být splněny následující podmínky:
FVMAILFILETYPE = 6 nebo 7 nebo 8
FVMAILTYPKON není prázdný
Organizace ve faktuře není prázdná
FVMAILTYPKON existuje v kontaktech příslušné organizace a tento kontakt je skutečně e-mailová adresa.

Po úspěšném odeslání e-mailu se informace o odeslání zapíše:

• do příslušné faktury -
• do protokolu o dokladu

Ve vydaných fakturách je možné nastavit filtr na faktury, které ještě nebyly odeslané mailem.

Filtr v seznamu Vydaných faktur.

• Neodeslané
• Nevytisknuté

Funguje, pokud používáte na počítači Microsoft Outlook (ne Expres) nebo CDO nebo Chilkat. E-mail bude před odesláním zobrazen, pokud se odesílá pomocí MS Outlook. Pro ostatní varianty (CDO, Chilkat) bude odeslán bez zobrazení.

Odeslání dobropisu

Pro odeslání dobropisu e-mailem je potřeba vyplnit parametr pro text e-mailu.

Odeslání dobropisu mailem - Body: tělo zprávy (FVMAIL_BODY_DOB) -

Potvrzený dobropis <<vydane.faktura>> nám pošlete mailem nebo na adresu: <<par.get_par("ADRESA")>>

Děkuji.

Vydané faktury, stejně jako další tiskové sestavy lze odesílat e-mailem jako další možnost tisku. Viz. kapitola Odeslání tiskových sestav e-mailem.

Faktury ve formátu ISDOC

Program podporuje generování souborů ISDOC k vydaným fakturám.

Důležité: ISDOC soubory se automaticky generují pouze při odesílání faktur e-mailem (tlačítko Odeslat e-mailem). Samotným uložením nebo tiskem faktury ISDOC nevzniká.

ISDOC soubor obsahuje základní údaje z vydané faktury. Na objednávku lze strukturu ISDOC rozšířit o další konkrétní údaje dle potřeb uživatele.

Řízení generování a odesílání ISDOC

Chování při odesílání faktur e-mailem je řízeno třemi parametry. Tyto parametry určují:

• zda se ISDOC vloží do PDF faktury jako vnitřní příloha,

• zda se to bude týkat jen vybraných organizací,

• zda se ISDOC odešle také jako samostatná příloha e-mailu.

Parametry pro odesílání faktur ve formátu ISDOC:

1) ISDOC_DO_PDF – Přiložit ISDOC do souboru PDF

Horní lištové menu Služby -> nastavení parametrů -> ISDOC_DO_PDF na ANO

• ANO – ke každé odesílané vydané faktuře se vytvoří PDF, které obsahuje ISDOC soubor jako vnitřní přílohu PDF.

• NE – ISDOC se do PDF nepřikládá.

Tento parametr pouze povoluje technickou možnost vkládání ISDOC do PDF. Neřeší výběr konkrétních organizací.

2) FV_ISDOC_PDF – Seznam organizací, kterým se do PDF přiloží ISDOC

Horní lištové menu Služby -> nastavení parametrů -> FV_ISDOC_PDF zaškrtnout organizace, kterým se bude posílat i ISDOC příloha faktury v pdf

• Slouží k omezení, kterým organizacím se bude posílat PDF faktury s vloženým ISDOC.

• Pokud je parametr aktivní, zobrazí se seznam organizací, u kterých uživatel zaškrtne, komu se má PDF s ISDOC posílat.

• Pro ostatní organizace se odešle běžné PDF bez vloženého ISDOC, i když je parametr ISDOC_DO_PDF nastaven na ANO.

3) FV_MAIL_ISDOC – Seznam organizací, kterým se posílá ISDOC jako samostatná příloha

Horní lištové menu Služby -> nastavení parametrů -> FV_MAIL_ISDOC zaškrtnout organizace, kterým se bude posílat i ISDOC faktura

• U vybraných organizací se při odeslání faktury e-mailem přiloží:

  • PDF faktury

  • samostatný ISDOC soubor faktury

• Výběr organizací se provádí ze seznamu adresáře běžným způsobem (hromadný výběr je podporován).

Tento parametr řídí přiložení samostatného ISDOC souboru do e-mailu, nezávisle na tom, zda je ISDOC vložen i do PDF.

Při odeslání faktury emailem (tlačítko ):

Ruční export ISDOC

Mimo odesílání e-mailem je možné ISDOC soubory vytvořit tak ručně:

Vydané › Import / Export › Export do ISDOC

• Vybrané vydané faktury se vygenerují do formátu ISDOC.

• Vzniklé ISDOC soubory se uloží do zvoleného adresáře.

• Tento postup neodesílá e-mail a není ovlivněn parametry pro e-mailové odesílání.

Horní lištové menu Vydané -> Import/Export -> Export do ISDOC