Formulář pro vytěžování dat ze souborů přijatých faktur vyvoláte tlačítkem , které naleznete ve formuláři pro zpracování elektronických dokumentů (vyvoláte tlačítkem ) a v účetním deníku ve funkcích Zaúčtuj fakturu – souvztažnost, Zaúčtuj doklad - souvztažnost (je nutné mít předem založené souvztažnosti př. funkce Založ souvztažnost podle aktuálního dokladu), Kopíruj doklad- souvztažnost. (v menu Vkládání).

Podrobnosti o možnostech načtení faktury do formuláře naleznete zde.

Vytěžování dat z přijaté faktury

Při načtení souboru do formuláře se automaticky vytěží ostupná data.

Data se načítají z:

1. Přiloženého ISDOC dokumentu, pokud je k PDF faktury přiložený.
2. QR kódu (pokud na faktuře je) u PDF souborů a některých obrázků, pokud jsou dostatečně kvalitní.
3. Z PDF souboru faktury, pokud je to PDF obsahující text, ne naskenovaný PDF

IČO, DIČ a Adresa dodavatele

Pokud se ze souboru správně načte IČO nebo DIČ dodavatele, je možné doplnit informace firmě z Adres tlačítkem .

Pokud daná firma v adresách není, je možné založit novou organizaci v adresách tlačítkem .

Ke zjištěné organizaci se při dalších načítáních faktur ve formuláři vytěžování dat budou vyplňovat zadané údaje o firmě automaticky.

Předmět

Ve formuláři se vyskytují i údaje, které jsou konstantou = ve všech fakturách od daného dodavatele jsou stejné a ani nemusí být obsaženy v souboru faktury například předmět (text).

Pokud se načítají data z první faktury od daného dodavatele tzn. ještě neexistuje definice ve formuláři učení, zapíší se po jeho otevření tlačítkem údaje z formuláře vytěžování dat do definice ve formuláři učení a vyplňují se automaticky do dalších zpracovávaných faktur od daného dodavatele. Pokud již definice existuje, pak se pro zapamatování obsahu těchto polí vyplňují údaje až do formuláře učení .

Zobrazení vytěžované faktury

Pro kontrolu údajů k zaúčtování je možné načtený soubor zobrazit.

Pokud vkládáte dokumenty z formuláře zpracování elektronických dokumentů vidíte náhled na fakturu v tomto formuláři. Pokud jste fakturu do formuláře načetli jiným způsobem (př. přetažením z emailu), je možné zobrazit náhled na ni tlačítkem . Při zaškrtnutí se vždy automaticky zobrazuje náhled na fakturu hned po jejím načtení do formuláře.

Ve formuláři QR faktura je možné upravovat hodnoty vyplněné v polích a vyplňovat další údaje jako jsou řada dokladů, do které se faktura založí nebo její souvztažnost (viz níže).

Pomocí funkce je možné upřesnit, jak budou jednotlivé údaje z PDF dokumentu v budoucnu načteny. Podrobně viz kapitola Naučit se vytěžování.

Vytěžování přijatých faktur pomocí AI

U přijatých faktur, které nejdou spolehlivě načíst automaticky (typicky skeny, šikmé nebo rozmazané PDF), je nově možné využít asistenci umělé inteligence pro vyplnění údajů.

Funkce nevyžaduje ruční přepisování faktury – data se získají z AI odpovědi a přenesou se do formuláře přijaté faktury.

Standardní vytěžování ve formuláři pro vytěžování přijatých faktur z ISDOC souborů, QR kódů a textových PDF je rychlejší a doporučujeme ho používat vždy, pokud poskytne požadované údaje.

AI vytěžení je určeno především pro případy, kdy:

• faktura obsahuje pouze obrázek,
• PDF je nekvalitně naskenované,
• text na faktuře nelze běžně rozpoznat,
• standardní vytěžení načte jen část údajů nebo nenačte nic.

Typicky jde o několik problémových faktur, které by jinak bylo nutné přepisovat ručně.

Podrobný návod viz Vytěžování přijatých faktur pomocí AI

Zaúčtování dokladu do účetního deníku

Tlačítkem zapíše údaje z formuláře vytěžování dat do formuláře „Zaúčtuj fakturu - souvztažnost“, je možné data dále upravovat a pak zapsat doklad do účetního deníku tlačítkem .