Pro kapitolu Zpracování elektronických dokumentů existuje

Formulář Zpracování elektronických dokumentů otevřete na kartě Přijaté faktury, v Peněžním deníku a Úkolech. Umožňuje hromadné zpracování elektronických dokumentů př. z e-mailu, naskenovaných do počítače atp. můžete například hromadně přikládat přílohy k existujícím dokladům, zakládat nové doklady s vybranými přílohami nebo předvyplnit účtovaný doklad podle obsaženého QR kódu.

CTRL + H okně s obrazem souboru k připojení přepne na režim čtení a zobrazí obrázek v celém okně.

Zobrazené soubory k přiložení:

- zeleně jsou označeny soubory, které jste při tomto hromadném zpracování již k nějakému dokladu přiložil.

- cesta k tomu, kde jsou soubory uložené

- výběr nebo změna cesty k uloženým souborům.

- filtr omezující počet zobrazených souborů

- ve výběru se zobrazují pdf, png, jpg a gif soubory, toto tlačítko zobrazí i soubory s jinými příponami (docx, xlsx atp.) obsažené ve zvolené složce.

- znovu načte obsah zvolené složky (př. přibyly v ní obrázky).

Do seznamu můžete také přetahovat soubory př. z e-mailu.

- otevře formulář skenování, do zvolené složky a seznamu hromadného zpracování přidává naskenované soubory.

Tlačítky můžete přecházet mezi agendami, kam zrovna potřebujete aktuálně zpracovávaný dokument přiložit.

- přiloží soubor k kartě dokladu, kterou máta zobrazenou.

- založí nový doklad a přiloží k němu soubor, který je právě v seznamu označený (na kterém stojíte).

(nebo ALT+ Q) - založí nový doklad, a vyplní ho podle informací obsažených v QR kódu. Viz QR - Přijaté faktury

- provede se souborem to, funkci nastavenou tlačítkem př. smaže přiložený soubor.

- otevře výběr pro zpracování souborů

1. Funkce Zpracováno se provede se všemi již přiloženými soubory (zeleně označené).

2. Nastavení činnosti zpracováno

Viz kapitola Úvodní nastavení zpracování elektronických dokumentů

Př. Zrychlení a zautomatizování práce pomocí Zpracování elektronických dokumentů

1. Otevřete Hromadné zpracování dokladů na kartě dokladu tlačítkem

2. Vyberete složku, ve které jsou uloženy dokumenty ke zpracování

• př. přišel Vám balík dokumentů e-mailem, naskenujete faktury přijaté za celý měsíc do jedné složky pro hromadné zpracování atp.

3. Procházíte postupně doklady ve složce a zpracováváte je. Přiložené doklady se v seznamu označují zeleně .

• přikládáte soubory k již existujícím dokladům , kontrolujete, zda má doklad všechny povinné náležitosti, kontrolujete, zda je správně zaúčtován případně upravujete zaúčtování dokladu

• zobrazený soubor nepatří k již existujícímu dokladu -> založíte nový doklad, ke kterému bude soubor automaticky přiložen

• pokud vidíte QR kód, založíte nový doklad tlačítkem (nebo ALT+ Q) a mnoho údajů na kartě se Vám samo vyplní viz př. QR - Přijaté faktury

• Pokud zpracovávaný dokument patří do jiné agendy než aktuálně zpracováváte, tlačítkem na ni přejdete, otevře se karta dokladu v příslušné agendě. Opět můžete soubor přiložit k již existujícímu dokladu nebo založit v agendě nový s danou přílohou.

• Pokud zjistíte, že ke kartě účtovaného dokladu patří ještě další dokument, který nemáte v příslušné složce, doskenujete si ho tlačítkem . Naskenovaný soubor se zařadí na konec seznamu a můžete ho k dokladu přiložit.

4. Pokud chcete aby pro přehlednost ze seznamu zmizely již přiložené zeleně označené soubory, použijete tlačítko -> Hromadně zpracovat všechny přiložené soubory.

•