Upomínky

Upomínky jsou jednou z možností jak vymáhat pohledávky. Neuhradí-li odběratel fakturu v termínu, uživatel má možnost mu zaslat upomínku.

Pokud uživatel chce vytištěné upomínky evidovat, používá se pro tisk a evidenci upomínek volba z agendy Vydané faktury Tiskové menu Upomínky. Jestliže se používá tento způsob tisku upomínek, upomínky se zapisují do evidence, kde je evidováno, jaký typ upomínky byl odběrateli zaslán. Také se eviduje počet upomínek.

Otevře se formulář s volbami pro upomínky:

K upomínkám se vztahují tyto číselníky.

• Upomínky - evidence upomínek, které již k faktuře existují
• Typy upomínek - mohou mít přiřazeny odlišné sady textů
• Skupiny textů pro upomínky - příprava textů pro upomínky

Číselníky spustíte tlačítky Podrobně viz Číselník pro Upomínky

Tisk upomínek

Podle zvoleného filtru se nabídnou faktury, které vyhovují podmínkám pro upomínku. Uživatel si vybere z nabídnuté seznamu. Může změnit příznak výběru, jestliže nechce, aby se pro konkrétní faktury upomínka neposílala.

Je možné vytisknout požadované upomínky. Výběr se provádí pomocí filtru.

Položky filtru:

Faktury vystavené Od – do – datum faktur podle vystavení

Splatná Od – do – datum faktur podle splatnosti

Prodlení – je možné zadat počet dnů prodlení od data splatnosti k určitému zadanému datu

Počet upomínek – vyberou se faktury, které mají určitý počet upomínek

fa má upomínka typu – vyberou se pouze faktury, které mají zadaný požadovaný typ upomínky

fa nemá upomínku typu – vyberou se faktury, které nemají určitý typ upomínky

Vybrané organizace – F1 adresář. Vyberou se faktury jen od zadané organizace

Řady dokladů – faktury jen ze zadaných řad dokladů. F1 otevře výběr.

Způsob platby - upomínky pouze pro určitý způsob úhrady na vydané faktuře. F1 otevře výběr.

Možnost nastavení konkrétního povoleného počtu dnů prodlení pro určitý způsob platby.

Číselníky - > Platby -> Způsob platby

Viz Platby

Kategorie odběratele – nabídne se výběr toho, co je vyplněno v položce kategorie na kartě adresy

- možnost zahrnout do upomínek z agendy Přijatých faktur nezaplacené přijaté dobropisy.

- při tisku upomínek se zapíší upomínky do evidence upomínek a je možné jim přiřadit vybraný typ upomínky.

- tlačítko, kterým se vybere sada textů pro upomínky, připravená v číselníku Skupiny textů pro upomínky.

Tisk upomínek podle zvoleného filtru se provede obvyklým způsobem – na tiskárnu, obrazovku.....

Zasílání upomínek e-mailem

Po vystavení upomínek má uživatel možnosti:

• Pouze vytiskni – upomínky vytisknout (tiskárna, obrazovka.......).

• Vytiskni a odešli e-mailem - tisk na tiskárnu a současně odeslání na e-mailové adresy.

• Odešli e-mailem - pouze odeslání bez tisku.

- přílohami e-mailu s upomínkou budou také pdf neuhrazených faktur, pokud máte pdf faktur archivována (=> nastavení cesty k ukládání v parametru ARCHIV_PDF_FV_S = automatická rchivace PDF - složka pro "Faktura vydaná").

- Možnost zařadit do pošty, kde se mohou tisknout obálky.

Soubory mohou být formátu .PDF nebo DOC.

Texty – v číselníku Texty se připraví texty pod a nad upomínku. Je možné nadefinovat více textů.

Výběr adresy příjemce

Z agendy adresy - Kontakty.

Parametr:SMTP: typ kontaktu pro odesílání faktur mailem - Mail_upo

Pokud pro firmu bude nalezen kontakt Mail_upom, má přednost. Jinak se vytvoří seznam příjemců oddělených středníkem pro všechny kontakty typu E-mail nalezené pro firmu.

Způsob odesílání

• CDO
• Office outlook

Tělo zprávy – zapíše se text, který se bude tisknout do e-mailu.

- nastavení e-mailu odesilatele

Označení organizací, které se nemají nikdy upomínat

V evidenci adres se na kartě konkrétní adresy vyplnění údaj Limit prodlení hodnotou 999, případně je zde možné nastavit limit prodlení dohodnutý pro tuto organizaci

Do kandidátů pro vystavení upomínky se dostanou pouze faktury, které mají prodlení po splatnosti větší než je prodlení nastavené v adrese nebo ve způsobu úhrady.

2. varianta tisku upomínek

Bez možnosti zapsat vytištěné upomínky do Evidence upomínek. Pro nezaplacené faktury lze vystavit upomínky. Upomínky se nacházejí v agendě Vydané faktury Tisky Pohledávky.

Před zpracování upomínek se zapíše text, který se bude tisknout pod a nad rozpis každé upomínky.

Je možné definovat si texty pro tisk upomínek. Klávesa F1 zobrazí texty, které jsou připravené v číselníku Texty. Je také možné konkrétní text přímo do položky zapsat.

Texty se definují v číselníku Texty.

Příklad: Text nad rozpis upomínek:

Text pod rozpis upomínek:

Podle nastavených podmínek se zobrazí seznam všech faktur, které přicházejí v úvahu. Z těchto faktur ještě můžeme vybrat, pro které budou opravdu vytištěny upomínky. Na každou upomínku se tiskne přehled nezaplacených faktur i doprovodný text nad a pod rozpis.

Upomínky pro faktury v cizí měně

Jestliže se vyskytují pro jednoho odběratele nezaplacené faktury v různých měnách upomínka je rozdělena a posčítána po jednotlivých měnách, ve kterých byly faktury vystaveny.