Hromadný tisk a odeslání vydaných faktur

Připravili jsme pro Vás novou vylepšenou verzi hromadného tisku vydaných faktur a jejich odeslání e-mailem.

Agenda Vydané faktury -> tisk -> Hromadný tisk a odeslání vydaných faktur – nová verze

Výběr pro tisk faktur se řídí nastaveným filtrem.

Výběr faktur pro tisk / odeslání:

V dané sekci se provádí výběr faktur, které budou předmětem tisku, tvorbou PDF nebo odeslání e-mailem. Po nastavení filtrů (datum vystavení, čísla faktur, organizace, řada dokladů) je možné kliknout na tlačítko a zvolit konkrétní faktury. Vybrané zůstanou faktury označené . Pokud se tlačítko nepoužije, budou vybrány všechny faktury odpovídající filtru.

Nastavení tisku faktur:

V této sekci je možné nastavit typ tisku faktury, který bude použit. Zvolená volba bude aplikována na všechny vydané faktury.

Pokud nic nezaškrtnete, tiskne se „Vydaná faktura - aktuální

Tisk „Vydaná faktura – cizí měna

Tisk „Vydaná faktura – cizí měna bez Kč

Tisk „Vydaná faktura s rozúčtováním

Vytváření souborů:

Tato sekce se použije, pokud má být vytvářen soubor typu PDF, DOC (tlačítka a ) nebo pokud mají být faktury odeslány e-mailem (tlačítko ). Přepínač určuje, jak budou faktury seskupeny do jednotlivých souborů.

Po dokladech - pro každou fakturu bude vytvořen zvláštní soubor

Po organizacích - pro každou organizaci v množině vybraných faktur bude vytvořen jeden soubor ve kterém budou seskupeny všechny vybrané faktury dané organizace.

Vše dohromady - výstupem bude pouze 1 soubor

V poli Ukládat do složky je možné vybrat složku, do které budou výstupní soubory ukládány. Do této složky jsou soubory uloženy i když se odesílají e-mailem.

Pojmenování souborů je dáno programem:

• Po dokladech - Faktura_číslofaktury

• Po organizacích - Faktury_zákazník_firma_datum

• Vše dohromady - Faktury_zákazník_datumačas

Odeslání e-mailem:

Volby v této sekci se týkají pouze situace, kdy jsou faktury odesílány e-mailem (tlačítko ).

Přepínač určuje, jak budou vytvořené soubory (PDF) seskupeny do e-mailů

Po dokladech - z každé vzniklé faktury vznikne jeden soubor a ten je každý zvlášť odeslán

Po organizacích - každá organizace obdrží pouze jeden e-mail obsahující její faktury. Tato volba je dostupná, když jsou soubory vytvářeny po dokladech nebo po organizacích. Lze si tak vybrat, jestli každá organizace obdrží e-mail, kde bude tolik příloh, kolik dostává faktur nebo pouze jedna příloha se všemi fakturami.

Vše dohromady - bude odeslán pouze jeden e-mail. Tato volba je dostupná, když jsou soubory tvořeny po dokladech nebo je vytvářen pouze jeden soubor. Lze si tedy vybrat, jestli příjemce jediného e-mailu obdrží všechny faktury spojené do jediné přílohy nebo e-mail bude obsahovat tolik příloh, kolik je posíláno faktur.

Tlačítko (Tělo e-mailu) umožní editaci těla odesílaného e-mailu. Pokud je zvoleno odeslání e-mailu po dokladech, edituje se parametr programu FVMAIL_BODY, tedy standardní obsah e-mailu při posílání jednotlivých faktur. Pokud je zvoleno odeslání e-mailu po organizacích nebo vše dohromady, edituje se jiný parametr - FVMAIL_BODY_HRO.

Způsob odeslání:

Tímto nastavením je možné vybrat způsob, jakým budou e-maily odesílány.

CDO - e-maily odesílá přímo Company Manager pomocí SMTP serveru nastaveného v jeho parametrech

Outlook - e-maily jsou k odeslání předány aplikaci Outlook. Objeví se pak také v Outlooku v odeslané poště. Nelze ale určit, jestli se je podařilo odeslat, či nikoliv. Za úspěšné odeslání je považováno úspěšné předání Outlooku. Tuto volbu lze využít pouze s plnou verzí MS Office Outlooku - ne Outlook Express nebo aplikace Pošta.

Pro obě výše popsané volby je možné vybrat odeslání s dialogem nebo bez dialogu. S dialogem znamená, že se u každého e-mailu otevře okno, kde ho lze editovat, zkontrolovat a uživatel ho musí odeslat kliknutím na tlačítko.

Nastavení pro odeslání:

Před prvním odesláním je potřeba zadat nastavení. Pro nastavení se zvolí tlačítko

Př.:

Vlastní e-mail uživatele – E-mailová adresa odesílatele.

Pokud jsou zavedena práva přístupu a v účtu přihlášeného uživatele je vyplněna mailová adresa, pak má přednost před touto adresou.

Na adresu odesílatele dorazí e-mail o přečtení zprávy a případně kopie zprávy (BCC), pokud je požadováno.

Server pro odchozí poštu

Posílání e-mailů probíhá použitím objektu CDO. Nevyžaduje žádnou instalaci do počítače. Je třeba jen znát adresu SMTP serveru.

Port – obvykle 25

Uživatelské jméno, heslo – pro odesílání e-mailů. Souvisí s nastavením SMTP serveru. V případě nejasností konzultujte s Vaším IT správcem.

Tlačítko - uloží nastavené hodnoty.

Adresáti e-mailu

V sekci Adresáti e-mailu lze určit příjemce e-mailu. Je možné vyplnit i několik příjemců oddělených středníkem. Důležitý je ale především přepínač:

Dle faktur + přidat následující znamená, že e-maily budou mít určené příjemce podle obsažených faktur. Výběr těchto příjemců závisí na nastavení programu. Může být určen např. číselníkem MAILADR nebo se typicky jedná o e-mailovou adresu v hlavičce faktury či kontakty typu FAK-MAIL. Vyhodnocení těchto příjemců je shodné s tím, jak jsou vyhodnocování při odesílání jednotlivých faktur. K těmto příjemcům jsou pak přidány ještě adresy vyspecifikované v tomto tiskovém dialogu. Lze tak např. přidat vlastní e-mail do skryté kopie atp. Volba Dle faktur + přidat následující je dostupná, když jsou e-maily odesílány po dokladech nebo po organizacích. V případě, že jsou odesílány po organizacích, tak se příjemci seskupují ze všech faktur dané organizace. Pokud by tedy měla faktura č. 1 jedné organizace příjemce A a faktura č. 2 stejné organizace měla příjemce B, bude výsledkem jeden e-mail s oběma fakturami a příjemci A a B.

Pouze následující znamená, že budou příjemci dle faktur ignorováni a e-mail bude odeslán pouze na e-mailové adresy specifikované v tiskovém dialogu.

Volba znamená, že všem fakturám, které jsou předmětem odeslání e-mailem (bez ohledu na to, jestli jsou seskupeny do jednoho souboru nebo nikoliv) budou nastavena pole vydane.stav = EML a vydane.odeslano = true. Pokud je zapnuto protokolování odeslaných e-mailů, bude odeslání uloženo také do protokolu MAILPROT.

Zobrazení protokolu o e-mailech: Horní lištové menu Číselníky -> Protokoly -> Mailprot – protokol o odeslaných e-mailech

Poznámky k používání

Pokud je zvoleno odeslání e-mailem (tlačítko , zobrazí se před samotným odesláním tabulka, ve které je vidět, kolik bude odesláno e-mailů, jaké obsahují faktury a jaké obsahují příjemce. Lze je zkontrolovat a rozhodnout se, zda mají být faktury skutečně odeslány nebo ne.

Po samotném odeslání se zobrazí také textový protokol.

Pokud jsou pouze vytvářeny soubory (PDF, DOC) zobrazí se tabulka se souhrnem vytvořených souborů a je možné snadno otevřít výstupní složku, kde jsou dané soubory uložené.

Volby pro nastavení tiskárny (zařízení, počet kopií atp.) provedete přímo ve formuláři v bloku:

Tlačítko uzavření formuláře pro Hromadný tisk a odeslání faktur.


© Ing. Zdeněk Krejčí Com-Sys Software, 1990-2021 • Poslední úprava: 14.07.2021
Nahlásit potíže s kapitolou