Pro kapitolu Hromadné zpracování dokumentů existuje Videonávod

Formulář hromadného zpracování dokumentů otevřete v Účetním deníku. Umožňuje hromadné zpracování elektronických dokumentů př. z e-mailu, naskenovaných do počítače atp. můžete například hromadně přikládat přílohy k existujícím dokladům, zakládat nové doklady s vybranými přílohami nebo předvyplnit účtovaný doklad podle obsaženého QR kódu.

CTRL + H okně s obrazem souboru k připojení přepne na režim čtení a zobrazí obrázek v celém okně.

Zobrazené soubory k přiložení:

- zeleně jsou označeny soubory, které jste při tomto hromadném zpracování již k nějakému dokladu přiložil.

- cesta k tomu, kde jsou soubory uložené

- filtr omezující počet zobrazených souborů

- ve výběru se zobrazují pdf, png, jpg a gif soubory, toto tlačítko zobrazí i soubory s jinými příponami (docx, xlsx atp.) obsažené ve zvolené složce.

- znovu načte obsah zvolené složky (př. přibyly v ní obrázky).

Do seznamu můžete také přetahovat soubory př. z e-mailu.

- otevře formulář skenování, do zvolené složky a seznamu hromadného zpracování přidává naskenované soubory.

- přiloží soubor k dokladu, na kterém v účetním deníku stojíte.

- založí nový doklad a přiloží k němu soubor, který je právě v seznamu označe ný (na kterém stojíte).

- spustí funkci Zaúčtuj fakturu- souvstažnost, vyberete, do jaké řady chcete fakturu založit, otevře se formulář QR faktura s informacemi vyplněnými z QR kódu, který je součástí přikládaného obrázku pdf.

- provede se souborem to, co nastavíte tlačítkem př. smaže přiložený soubor.

- otevře výběr pro zpracování souborů

1. Funkce Zpracováno se provede se všemi již přiloženými soubory (zeleně označené).

2. Nastavení činnosti Zpracováno.

Viz kapitola Úvodní nastavení Hromadného zpracování dokladů

Př. Zrychlení a zautomatizování práce pomocí Hromadného zpracování dokumentů

1. Otevřete Hromadné zpracování dokladů v Účetním deníku tlačítkem

2. Vyberete složku, ve které jsou uloženy dokumenty ke zpracování

• př. přišel Vám balík dokumentů e-mailem, naskenujete faktury přijaté za celý měsíc do jedné složky pro hromadné zpracování atp.

3. Procházíte postupně doklady ve složce a zpracováváte je. Přiložené doklady se v seznamu označují zeleně .

• přikládáte soubory k již existujícím dokladům , kontrolujete, zda má doklad všechny povinné náležitosti, kontrolujete, zda je správně zaúčtován případně upravujete zaúčtování dokladu

• zobrazený soubor nepatří k již existujícímu dokladu -> založíte nový doklad, ke kterému bude soubor automaticky přiložen

• pokud vidíte QR kód, založíte zaúčtování nové faktury podle něj a mnoho údajů se Vám samo vyplní viz QR faktura

• Pokud zjistíte, že ke kartě účtovaného dokladu patří ještě další dokument, který nemáte v příslušné složce, doskenujete si ho tlačítkem . Naskenovaný soubor se zařadí na konec seznamu a můžete ho k dokladu přiložit.

4. Pokud chcete aby pro přehlednost ze seznamu zmizely již přiložené zeleně označené soubory, použijete tlačítko -> Hromadně zpracovat všechny přiložené soubory.