Autorizace dokladů v účetním deníku

Autorizace je ověření řádku - dokladu. Například Vydané faktury. Potvrzení, že je doklad zkontrolován. Autorizace je určitou formou elektronického podpisu. Od okamžiku autorizace jsou veškeré podstatné změny dokladů protokolovány.

V programu Podvojné účetnictví se veškeré zapsané řádky a případné změny v nich okamžitě projeví na výstupech z účetnictví. Aby bylo možno odlišit rozpracované doklady od ukončených, byla zavedena možnost hromadné (dodatečné) autorizace na požádání. Ve větších firmách je možno naopak možno nastavit okamžitou (automatickou) autorizaci řádku okamžitě po vložení.

Dále je možno nastavit Zákaz veškerých změn autorizovaných řádků. Potom je nutno veškeré opravy provádět zaúčtováním opravných dokladů.

Nastavení parametrů v Company Manageru

Parametry v programu Company manager, které souvisejí se zaúčtování dokladů do účetního deníku v souvislosti s autorizováním dokladů v Podvojném účetnictví.

Horní lištové menu Služby -> Nastavení parametrů

Možnost nastavení automatické autorizace řádků při zaúčtování

Parametr Autorizovat řádky účetního deníku při zaúčtování

Ano - pak jsou všechny doklady při zaúčtování automaticky autorizovány. Do účetního deníku se zapíše do sloupce Akce=“CM“ + agenda, ze které doklad pochází, např.:CM-VYDANE. Znamená to, že doklad byl zaúčtován z programu Company manager a ze které agendy.

Ne - pak se autorizace při zaúčtování neprovádí a je možno ji provést hromadně přímo v účetním deníku.

Možnost zákazu přepisování dokladů, které jsou v účetním deníku autorizované, při přeúčtování dokladu

Tuto volbu je možno nastavit parametrem:

Zákaz přepisovat autorizované řádky v deníku

Ano - pak se před zápisem každého dokladu do účetního deníku kontroluje, zda doklad neobsahuje autorizované řádky. Když ano, doklad se nezapíše a zůstane v účetním deníku tak jak byl.

Ne - pak se před zápisem každého dokladu do účetního deníku odloží všechny dříve autorizované řádky stejného dokladu do protokolu.

Další způsoby ochrany proti změnám dokladů viz kapitola Autorizace - změna dokladů.