Autorizace - změna dokladů

Podle zákona 563/1991 Sb. § 35 je nutné zajistit protokolování změn dokladů v účetnictví a to tak, aby po změně účetního dokladu bylo zřejmé, jaký byl stav před opravou dokladu a po změně.

Z uvedeného důvodu bylo nutné do programu zapracovat mechanismus pro uložení informací:

  • O změnách provedených v jednotlivých řádcích účetního dokladu.

  • O tom kdo a kdy příslušnou změnu provedl.
    Vzhledem k tomu, že program má řadu různých uživatelů od drobných účetních, které vedou účetnictví externě na jednom PC až po střední firmy, kde na datech účetnictví jedné firmy spolupracuje několik účetních a data vznikají v dalších navazujících programech (Evidence majetku, Company Manager, Mzdy apod.), bylo do programu zavedeno několik možných nastavení pro různé chování programu. Především byl zaveden pojem Autorizace.

Autorizace je ověření řádku - dokladu. Například Vydané faktury. Potvrzení, že je doklad zkontrolován. Autorizace je určitou formou elektronického podpisu. Od okamžiku autorizace jsou veškeré podstatné změny dokladů protokolovány. Autorizace v Company Manageru slouží například k tomu, aby se po tom, co doklad oprávněná osoba schválí a autorizuje, zabránilo ostatním, aby doklad později jakkoli upravovali.

Ochrana dokladů proti změnám

Například po odeslání Vydané faktury obchodnímu partnerovi, podání přiznání k dani z příjmů nebo po nebo podání přiznání k DPH je vhodné zakázat změny dokladů, které byli součástí přiznání (odeslané obchodnímu partnerovi) nebo alespoň protokolovat kritické změny těchto dokladů (př. změna částky, DUZP, organizace atp.) tak, aby se případně později daly jednoduše dohledat.

To lze udělat:

  • na úrovni zákazu změn dokladů v Company manageru - Autorizace dokladu v Company manageru nebo omezení možností úprav dokladu, pokud je spárovaný s úhradou (př. Úhrady faktur), byl vytisknut (pouze u některých typů dokladů, př. Storno tisknuto u Vydané faktury) nebo zaúčtován (Zaúčtování do účetnictví).

  • na úrovni účetního deníku v PUW - Zákazem zaúčtování do určitého data (například proto, aby si uživatel nevložil doklad do období, které už má uzavřené a podal za ně př. přiznání k dani z příjmů) a Autorizací dokladů v účetním deníku (př. možnost zákazu zaúčtování z CM u dokladů, které jsou v účetním deníku autorizované nebo možnost autorizace dokladů v účetním deníku rovnou při zaúčtování z CM -> v účetním deníku už je pak nelze upravovat, pokud nemá uživatel speciální práva přístupu).

K dohledávání toho kdo, kdy a jak doklad doklad změnil slouží Protokolování dokladů.

Související témata

Autorizace dokladů v účetním deníku | Autorizace dokladu v Company manageru | Nastavení parametrů |

© Ing. Zdeněk Krejčí Com-Sys Software, 1990-2024 • Poslední úprava: 15.02.2023
Nahlásit potíže s kapitolou