Zpracování elektronických dokumentů

Pro kapitolu Zpracování ektronických dokumentů existuje

Formulář zpracování elektronických dokumentů otevřete na kartě Přijaté faktury, Ceníku a Pokladního dokladu. Umožňuje hromadné zpracování elektronických dokumentů př. z e-mailu, naskenovaných do počítače atp. Je možné například hromadně přikládat přílohy k existujícím dokladům, zakládat nové doklady s vybranými přílohami nebo u přijatých faktur vytěžit data z QR kódu, ISDOC nebo datového PDF formátu.

CTRL + H okně s obrazem souboru k připojení přepne na režim čtení a zobrazí obrázek v celém okně.

Zobrazené soubory k přiložení:

- zeleně jsou označeny soubory, které jste při tomto hromadném zpracování již k nějakému dokladu přiložil.

- cesta k tomu, kde jsou soubory uložené

- výběr nebo změna cesty k uloženým souborům.

- filtr omezující počet zobrazených souborů

- ve výběru se zobrazují pdf, png, jpg a gif soubory, toto tlačítko zobrazí i soubory s jinými příponami (docx, xlsx atp.) obsažené ve zvolené složce.

- znovu načte obsah zvolené složky (př. přibyly v ní obrázky).

Do seznamu můžete také přetahovat soubory př. z e-mailu.

- otevře formulář skenování, do zvolené složky a seznamu hromadného zpracování přidává naskenované soubory.

Tlačítky můžete přecházet mezi agendami, kam zrovna potřebujete aktuálně zpracovávaný dokument přiložit.

- přiloží soubor k kartě dokladu, kterou máta zobrazenou.

- založí nový doklad a přiloží k němu soubor, který je právě v seznamu označený (na kterém stojíte).

(nebo ALT+ Q) - otevře formulář pro vytěžování dat ze souborů přijatých faktur, který umožňuje načítat data z některých typů souborů například z QR kódů, textových PDF souborů nebo přiložených ISDOC souborů. Podrobnosti viz Vytěžování dat z přijatých faktur a QR - Přijaté faktury

- provede se souborem to, funkci nastavenou tlačítkem př. smaže přiložený soubor.

- otevře výběr pro zpracování souborů

Funkce Zpracováno se provede se všemi již přiloženými soubory (zeleně označené).
Nastavení činnosti zpracováno

Viz kapitola Úvodní nastavení zpracování elektronických souborů

Př. Zrychlení a zautomatizování práce pomocí formuláře Zpracování elektronických dokumentů

Otevřete formulář pro zpracování elektronických dokumentů na kartě dokladu tlačítkem
Vyberete složku, ve které jsou uloženy dokumenty ke zpracování

př. přišel Vám balík dokumentů e-mailem, naskenujete faktury přijaté za celý měsíc do jedné složky pro hromadné zpracování atp.

Procházíte postupně doklady ve složce a zpracováváte je. Přiložené doklady se v seznamu označují zeleně .

přikládáte soubory k již existujícím dokladům , kontrolujete, zda má doklad všechny povinné náležitosti, kontrolujete, zda je správně zaúčtován případně upravujete zaúčtování dokladu
zobrazený soubor nepatří k již existujícímu dokladu -> založíte nový doklad, ke kterému bude soubor automaticky přiložen
pokud vidíte QR kód nebo se jedná o datový PDF nebo ISDOC soubor, založíte nový doklad tlačítkem a mnoho údajů na kartě se Vám samo vyplní viz př. Vytěžování dat z přijatých faktur a QR - Přijaté faktury
Pokud zpracovávaný dokument patří do jiné agendy než aktuálně zpracováváte, tlačítkem na ni přejdete, otevře se karta dokladu v příslušné agendě. Opět můžete soubor přiložit k již existujícímu dokladu nebo založit v agendě nový s danou přílohou.
Pokud zjistíte, že ke kartě účtovaného dokladu patří ještě další dokument, který nemáte v příslušné složce, doskenujete si ho tlačítkem . Naskenovaný soubor se zařadí na konec seznamu a můžete ho k dokladu přiložit.

Pokud chcete aby pro přehlednost ze seznamu zmizely již přiložené zeleně označené soubory, použijete tlačítko -> Hromadně zpracovat všechny přiložené soubory.