Program Company Manager umožňuje načítat data z některých typů souborů například z QR kódů, textových PDF souborů nebo přiložených ISDOC souborů.

Formulář pro vytěžování dat ze souborů přijatých faktur otevřete tlačítkem , které naleznete v seznamu přijatých faktur a na kartě faktury vpravo dole a také ve formuláři pro zpracování elektronických dokumentů (vyvoláte tlačítkem ).

Příklad zpracování přijaté faktury

Agenda Přijaté faktury

1. Tlačítko vpravo dole na seznamu přijatých faktur nebo kartě přijaté faktury otevřete formulář pro zpracování elektronických dokladů. V seznamu označte fakturu, kterou chcete zaúčtovat.

2. Tlačítkem se otevře formulář, ve kterém je možné vytěžovat data z QR kódů, textových PDF souborů nebo přiložených ISDOC dokumentů.

3. Vytěžování textových dat z faktur od daného dodavatele je možné postupně vylepšovat pomocí formuláře vyvolaného tlačítkem (Podrobně viz kapitola Naučit se vytěžování textových dat z PDF).

4. Tlačítkem založíte nový dokladu do agendy Přijaté faktury, vyplní se karta dané faktury.

Formulář vytěžování dat

Formulář vytěžování dat otevřete tlačítkem .

Při vyvolání formuláře z karty faktury je nutné do něj fakturu načíst (přetáhnout ji do formuláře př. z e-mailu, vybrat ze složky, ze souboru, ze schránky, naskenovat, vyfotit připojenou Android čtečkou atd.)

Při vyvolání formuláře pro zpracování elektronických dokumentů () se automaticky vytěží data z označené faktury.

Data se načítají z:

1. Přiloženého ISDOC dokumentu, pokud je k PDF faktury přiložený.

2. QR kódu (pokud na faktuře je) u PDF souborů a některých obrázků, pokud jsou dostatečně kvalitní.

3. Z PDF souboru faktury, pokud je to PDF obsahující text, ne naskenovaný PDF

Pokud vkládáte dokumenty z formuláře zpracování elektronických dokumentů vidíte náhled na fakturu v tomto formuláři. Pokud jste fakturu do formuláře načetli jiným způsobem (př. přetažením z emailu), je možné zobrazit náhled na ni tlačítkem . Při zaškrtnutí se vždy automaticky zobrazuje náhled na fakturu hned po jejím načtení do formuláře.

Ve formuláři QR faktura je možné upravovat hodnoty vyplněné v polích a vyplňovat další údaje jako jsou řada dokladů, do které se faktura založí nebo její souvztažnost (viz níže).

Pomocí funkce je možné upřesnit, jak budou jednotlivé údaje z PDF dokumentu v budoucnu načteny. Podrobně viz kapitola Naučit se vytěžování textových dat z PDF.

IČO, DIČ a Adresa

Pokud se ze souboru správně načte IČO nebo DIČ dodavatele, je možné doplnit informace firmě z Adres tlačítkem .

Pokud daná firma v adresách není, je možné založit novou organizaci nebo upravit data firmy v adresách tlačítkem .

Ke zjištěné organizaci se při dalších načítáních faktur ve formuláři vytěžování dat budou vyplňovat zadané údaje o firmě automaticky.

Pole Řada dokladů, Souvztažnost a Předmět

Ve formuláři se vyskytují i údaje, které jsou konstantou = ve všech fakturách od daného dodavatele jsou stejné a ani nemusí být obsaženy v souboru faktury například vlastní řada dokladů, souvztažnost a předmět (text, který se propíše až do účetnictví).

Na F1 se v polích Řada dokladů a Souvztažnost zobrazí příslušné číselníky k výběru. Při vyplnění souvztažnosti se z automaticky vyplní text do pole Předmět (je možné ho dále upravovat).

Pokud se načítají data z první faktury od daného dodavatele tzn. ještě neexistuje definice ve formuláři učení, zapíší se po jeho otevření tlačítkem údaje z formuláře vytěžování dat do definice ve formuláři učení a vyplňují se automaticky do dalších zpracovávaných faktur od daného dodavatele. Pokud již definice existuje, pak se pro zapamatování obsahu těchto polí vyplňují údaje až do formuláře učení .