Ochrana účetního deníku proti změnám dokladů

Například po dodání přiznání k dani z příjmů nebo po podání přiznání k DPH je vhodné zakázat změny dokladů, které byli součástí přiznání nebo alespoň protokolovat kritické změny těchto dokladů (př. změna částky, datumu, organizace atp.) tak, aby se později daly jednoduše dohledat.

Uzavřít data do xx.xx.xxxx

V základních parametrech zákazníka je možné vyplnit datum „Uzavřít data do“. Doklady vzniklé před a k tomuto datu pak nelze měnit ani do tohoto období vkládat nové řádky nebo ukládat staré řádky, kde bylo změněno datum tak, aby spadalo do uzavřeného období.

Takto je možné například po podání přiznání k dani z příjmů Uzavřít data do 31.12. roku, za který bylo přiznání podané.

Služby - servis -> Základní parametry zákazníka -> Uzavřít data do

Pokud používáte i Company Manager (MANW), pak je vhodné v MANW nastavit stejné datum do parametru "Zákaz zaúčtování do dne" (Horní lištové menu Služby -> Nastavení parametrů -> NEZAUCT_DO - vyplňte datum). Do období před tímto datem včetně něj se pak nesmí z MANW nic zaúčtovat do Účetního deníku. Podrobně viz Zákaz zaúčtování.

Autorizace dokladů a protokolování změn

Autorizace je ověření řádku (dokladu) v účetním deníku. Potvrzení že je zaúčtován a zkontrolován. Autorizace je určitou formou elektronického podpisu. Od okamžiku autorizace jsou veškeré podstatné změny dokladů protokolovány.

Funkce týkající se autorizace dokladů naleznete v agendě Účetní deník - horní lištové menu Protokol.

Nastavení vlastností autorizace - Nastavení
Autorizace - Autorizuj řádek, Autorizuj doklad, Hromadná autorizace
Zobrazení historie řádku/dokladu od jeho autorizování - Protokol k řádku, Protokol k dokladu

Velmi podrobné informace o autorizaci dokladů, protokolování změn dokladů atp. viz kapitola Protokolování změn - autorizace.

Příklad použití autorizace:

Například je možné zakázat změny autorizovaných dokladů a vždy hromadně autorizovat po podaní přiznání k DPH doklady, které v něm byly vykázány.

Nastavení vlastností Autorizace dokladů Agenda Účetní deník - horní lištové menu Protokol -> Nastavení

Zaškrtnutí „Zákaz změn autorizovaných dokladů“ – autorizované doklady nelze měnit.

K možnosti zrušení autorizace je nutné mít speciální právo u konkrétního uživatele (Práva přístupu).

Nastavení filtru v účetním deníku tak, aby byly vybrané pouze doklady, které chcete autorizovat.

Spuštění filtru klávesová zkratka F.

Nastavení zobrazení pouze dokladů, které byly součástí podaného přiznání k DPH -> Zaškrtněte doklady, které mají daňovou informaci .

Nastavte správné pracovní období, za které bylo přiznáí k DPH podáno.

Hromadná autorizace dokladů, které jsou součástí podaného přiznání k DPH Horní lištové menu Protokol -> Hromadná autorizace

Tato funkce autorizuje všechny doklady zobrazené v účetním deníku – výběr těchto dokladů přes nastavení filtru. Do autorizovaných dokladů se zapíše, kdo a kdy doklad autorizoval.

Pokud používáte i Company Manager (MANW): je možné zakázat přepisování (zaúčtování) dokladů, které jsou v účetním deníku (PUW) označené jako autorizované => Nastavení parametru ZAK_AUT na Ano. Také je možné nastavit, aby se doklady při zaúčtování z MANW rovnou autorizovaly (kdo nemá příslušná práva přístupu, nemůže je pak v PUW upravovat) => Nastavení parametru AUTORIZACE na Ano. Podrobně viz Autorizace v Company Manageru