Průchod dokumentu systémem DMS

Vložení nového dokumentu do DMS

Zpracovávané dokumenty je třeba nejdříve do systému nahrát a pak je možné s nimi dál pracovat.

Vložení nového dokumentu do systému DMS je možné dvěma způsoby:

V agendě Pořízení - Standardní způsob vkládání nových dokumentů do systému. V této agendě je možné k dokumentu přiřadit typ, zapsat k němu základní informace a přiřadit ho ke zpracování někomu dalšímu, tato nastavení a určení dalšího zpracování se mohou u každého dokumentu lišit atd.
Agenda Rychle vlož - slouží ke zjednodušenému rychlému zavádění dokumentů do systému DMS. Pokud se dokument přetáhne kamkoli na hlavní obrazovku programu, otevře se formulář „Rychle vlož“ s náhledem dokumentu pro zjednodušené vložení dokumentu do systému DMS. Ve formuláři lze dokument prohlédnout a následně schválit a předat dál na jedno kliknutí . Takto vkládané dokumenty mají všechny určen jeden stejný způsob dalšího zpracování (nastaví se jim zvolený stav a přidělí stejný řešitel), pokud má mít dokument jiný způsob dalšího zpracování, vložte ho do systému přes agendu Pořízení.

Zpracování dokumentů

Vložené dokumenty se upravují, schvalují, párují s doklady v programu Company Manager a posílají k dalšímu zpracování atd. v agendě Dokumenty.

Agendy Řeším já, Oblíbené, Poslední a Po termínu jsou předpřipravenými různě filtrovanými náhledy do agendy Dokumenty. To, co je v nich zobrazeno lze vždy nastavit i v základní agendě Dokumenty.

Kdo může s jakým dokumentem pracovat (práva přístupu) a co se s dokumenty při schvalování a předávání dál stane, je určeno nastavením Parametrů a Číselníků v agendě Servis.

Zpracování dokumentu v DMS je považováno za ukončené, pokud má dokument nastaven některý ze stavů, který ho přesunul k archivaci (Číselníky -> Stavy dokumentů). Takový dokument již nečeká na žádné další zpracování a nezobrazuje se v soupisech dokladů, pokud není filtr přepnut, aby zobrazoval i/jenom archivované dokumenty.

S dokumenty vloženými do systému DMS lze zobrazovat a dále s nimi pracovat i z dalších programů viz př. MANW propojení s DMS a PUW - nahlížení dokumentů z DMS.