Vládání přijaté faktury

Vložení nové přijaté faktury je umožněno ze záložky Seznam i se záložky Karta. Přijaté faktury se vkládají jako opis podle došlé faktury.

Po vložení nové faktury (klávesa F6 nebo tlačítko - Vložit) se zobrazí prázdný formulář pro zapsání faktury. Přijaté faktury mají pouze hlavičku. Všechny potřebné informace pro vedení agendy Přijatých faktur se vkládají do následujícího formuláře.

Je možno založit několik řad přijatých faktur, např. oddělit přijaté tuzemské a přijaté zahraniční. Více řad pro faktury přijaté je zvoleno v číselníku Řady dokladů. Při zakládání nové faktury je potom potřeba zvolit, do jaké řady má být faktura založena.

Zákaz vybraných položek

Při pořizování dokladů, vydané faktury, přijaté faktury zakázky, nabídky, objednávky a další, si může uživatel nastavit, které položky na kartě dokladu bude používat. Položky, které nepotřebuje vyplňovat, může zakázat a nebude do nich vstupovat. V menu Tabulka Nastavit zakázané položky. Nastavuje se samostatně v každé agendě. Uživatel musí být na záložce, kterou potřebuje upravit. Například vydaná faktura.

Pořadí položek

Menu Tabulka Pořadí položek.

V jednotlivých agendách je možné nastavit pořadí položek, které jsou přístupné k editaci.

Uživatel si pomocí myši přesune položky do požadovaného pořadí. První položka, na které je kurzor při otevření tabulky musí zůstat. Např. v tomto případě období, ostatní lze přesunovat.

Položky přijaté faktury

• Číslo přijaté faktury - vkládá se automaticky. Je to nejvyšší volné číslo v řadě faktur. Tvar čísla se generuje podle nastavení v řadách dokladů pro konkrétní řadu.

Např. FP0005/15

Důležité

Pro správnou a efektivní činnost programu, zejména při práci s úhradami faktur z agendy Běžné účty je vhodné dodržovat několik zásad.

Číslo faktury by mělo být jednoznačné v rámci firmy po několik let. Tj. předpona a přípona čísla faktury by měla jednoznačně určit řadu dokladů a rok vystavení. Především rozlišit faktury vydané a přijaté, ale i čísla faktur pokud používáme souběžně několik řad dokladů v jedné agendě.

U přijatých faktur je nutné z důvodů jednoznačnosti pracovat s číslem pořadovým a nikoliv dodavatelským.

• Dodavatelské číslo = variabilní symbol – vkládá se dodavatelské číslo přijaté faktury, tj variabilní symbol. Program provádí kontrolu na duplicitu variabilního symbolu a upozorní na již existující faktury s tímtéž variabilním symbolem.

Parametr: Seznam zákazníků pro kontrolu duplicity variabilních symbolů.
Je možné zapsat seznam zákazníků, ve kterých se kontrola má provádět. Jinak se kontrola provádí v aktuálním zákazníkovi.

• Pořadové číslo faktury - vloží se automaticky, podle čísla faktury. Je to číslo dokladu, které se zapíše do účetnictví při zaúčtování. Číslo faktury je možné po založení dodatečně změnit volbou z menu Přijaté - Změna čísla faktury.

• Rok vystavení - zapíše se automaticky podle aktuálního roku.

• M - měsíční období, vypíše se automaticky při zakládání faktury podle pracovního období. Je to měsíc, do kterého bude doklad zaúčtován v účetním deníku.

Upozornění na období po uzavření DPH. Parametr: Kontrola uzavřeného období DPH při editaci dokladů. Parametry pro nastavení zákazníka.

• Den - den, kdy faktura došla. S tímto datem se zaúčtovává faktura do Podvojného účetnictví.

• DUZP - den uskutečnění zdanitelného plnění. Vkládá se automaticky.

V lištovém menu Služby je možné nastavit datum pro vkládání dokladů v případě, že se přijaté faktury vkládají zpětně a je potřeba vložit větší množství faktur s určitým datem.

• Evidenční číslo dokladu - vyplňuje se pokud je v přijaté faktuře, pokud je vyplněno. Pro Kontrolní hlášení. Do Kontrolního hlášení do sloupce Evidenční číslo daňového dokladu se automaticky zapisuje Evidenční číslo daňového dokladu. Pokud není vyplněno, tak variabilní symbol.
  Při zapisování Evidenčního čísla dokladu do faktury, program automaticky provádí kontrolu duplicity.
  Klávesa F1 na položce evidenční číslo dokladu vyplní číslo podle variabilního symbolu.
• Použít poměr KH - Ano/Ne – pro oddíl Kontrolního hlášení B2. Specifikace poměrného nároku na odpočet daně, pokud je takto vykazován podle § 75. Defaultně je přednastavená hodnota = Ne.
• Limit KH - limit pro Kontrolní hlášení. Určuje, zda jednotlivé doklady budou vykázány v Kontrolním hlášení jednotlivě (oddíl A4, B2) nebo se sečtou do souhrnného oddílu ( A5, B3.) Podrobnější popis - Kontrolní hlášení.

Vkládání položky den probíhá takto:

Pracovní období na hlavní obrazovce souhlasí s aktuálním měsícem - vloží se aktuální = dnešní datum.

Pracovní období na hlavní obrazovce nesouhlasí s aktuálním měsícem - vloží se datum posledního dne, podle měsíce pracovního období. Tato úprava je pro případy, kdy se zpětně na konci měsíce vkládá větší množství přijatých faktur faktur.

Parametr: Zákaz vkládání faktur do roku.

Nastaví se rok. Po vyplnění neumožní program vkládat faktury přijaté do roku, který je zapsán v parametru. Tím se vyloučí omyly, které vznikají na začátku roku, kdy se faktury nového roku založí do souboru faktur minulého pracovního období.

Program zobrazí upozornění.

Také není také povoleno vyplnit v přijaté faktuře den menší než 1. den aktuálního roku i hospodářského.

• Den DPH - pro dodatečné daňové přiznání - datum. Podstatné jsou rok a měsíc. Tento údaj se vyplní v případě, že doklad patří z hlediska DPH do jiného období než účetně.

• DDP - pro dodatečné daňové přiznání - pořadové číslo dodatečného přiznání k DPH v rámci daného daňového období (měsíc nebo čtvrtletí). Pokud není vyplněno, jedná se o řádné daňové přiznání k DPH. Pokud je vyplněno číslo 1, 2, 3 atd., bude tento doklad zahrnut do příslušného x-tého daňového přiznání za dané období. Období je dáno buď jako dosud – tj. účetní období (měsíc, rok) nebo pomocí nového údaje Den DPH . Pokud je Den DPH má přednost.

• Splatná - datum splatnosti faktury, zapíše se automaticky stejné datum jako aktuální pokud je nastavený parametr: Naplňovat datum splatnosti pro přijaté faktury.
  Datum splatnosti ještě může ovlivnit parametr: Splatnost přijatých faktur podle adres.
  ANO - datum splatnosti podle splatnosti v adresách.
  NE - program ponech datum splatnosti nezměněné.

• Souvztažnost - po vyplnění souvztažnosti se doklad okontuje. Nápověda F1 číselník Souvztažnosti.

Vyplněním čísla souvztažnosti v dokladu dojde k naplnění syntetických a analytických účtů na straně Má dáti a Dal i pro jednotlivé sazby DPH. Současně s vyplněním účtů podle zvolené souvztažnosti se mohou vyplnit i další položky, pokud jsou v souvztažnosti předepsané. Středisko, zakázka, code, organizace, konstantní symbol, číslo běžného účtu - Účet, platební titul, Služba - pro výkaz ZO - 1 - 104.

V případě složitějšího rozúčtování se použije Rozúčtování faktury.

Pokud doklad má složitější rozúčtování, tzn, je potřeba účtovat na více účtů, připraví se v číselníku souvztažností více souvztažností. Ty se potom zapíší v Rozúčtování přijaté faktury. V řádku je položka Souvztažnost.

Souvztažnost na kartě musí být vždy vyplněná pro správné okontování dokladu.

• Číslo zakázky . Je povoleno zapsat pouze číslo, které je v číselníku zakázek. Vyplňuje se v případě, ze firma používá dělení na zakázky.

• Stř MD, DAL vyplňuje se pokud probíhá účtování v organizaci na střediska, středisko musí být zapsané v číselníku středisek.
  F1 číselník Střediska.

• Code - číslo code (pokud firma dělení podle code používá). Nápověda F1 číselník Code.

Parametr: Kontrolovat Code.

• Organizace - Adresa do dokladu.

Tlačítko - zobrazí adresu podle organizace v adresáři, pokud už je v dokladu vyplněna.

Jestliže není adresa v dokladu vyplněna, toto tlačítko ji umožní nově založit. Viz. Nová adresa.

Klávesa F1 na položce Číslo účtu zobrazí Zveřejněné účty z Registru plátců DPH.

• Údaj v p. - údaj pro vnitřní potřebu příkazce. Je možné ho tisknout na jednorázový příkaz k úhradě - Rozpis - položky.

• Text - popis specifikující přijatou fakturu - automaticky se zapisuje text podle souvztažnosti.

• HS - možno vypsat číslo smlouvy nebo objednávky. Na klávesu F1 se zobrazí seznam všech objednávek, vybereme požadovanou objednávku. Když se použije tlačítko Storno, nabídne se i minulý rok pro výběr objednávek. Do faktury se z objednávky zapíše adresa a cena objednávky. Pokud je ve faktuře již vyplněná adresa, zobrazí se jen objednávky podle vyplněné organizace. Objednávka se také zapíše do tabulky v menu Přijaté Objednávky k přijaté faktuře

• Účet - pořadové číslo běžného účtu podle Číselníky Běžné účty. Důležité pro příkaz k úhradě, tento účet se bude tisknout na příkaz k úhradě. Klávesa F1 nabídne číselník Běžné účty a je možné si vybrat. V nastavení parametrů programu je možné nastavit, jaké číslo účtu se bude do nové faktury zapisovat automaticky. Parametr: Implicitní běžný účet pro přijaté faktury - Parametry pro agendu Přijaté faktury. Pokud firma má pouze jeden běžný účet, není potřeba položku BU na přijaté faktuře vyplňovat.

• Způsob úhrady - vyplní se způsob úhrady. Změna mezerníkem, klávesou F1 nebo vyplněním znaku D, H, O nebo S. Způsoby platby jsou v číselníku Způsob platby, který je možné editovat.

• Konst. s. - konstantní symbol, klávesa F1 zobrazí číselník konstantních symbolů - Konstantní symboly, do kterého si můžeme připravit nejpoužívanější konstantní symboly. Konstantní symbol může být zapsaný v číselníku souvztažností, potom se při zapsání souvztažnosti vyplní, pokud není ve faktuře vyplněn. Pokud je zapsaný konstantní symbol v řadách dokladů. Pro určitou řadu se bude zapisovat konkrétní implicitní konstantní symbol.

• Příkaz k úhradě - příkaz k úhradě, nevyplňuje se ručně. Automaticky se zapíše datum vystavení příkazu po jeho vytisknutí. Příkazy k úhradě se vystavují v agendě Příkazy k úhradě.

• Dovoz - Ano/Ne Výběr tuzemská nebo zahraniční faktura. Změní se pouze, jde-li o zahraniční fakturu.

• Zahraniční nákupní cena - cena faktury v cizí měně Viz. Faktura v cizí měně

• Měna - zkratka cizí měny podle číselníku Měny, kurzovní lístek. Nevyplňuje se zkratka Kč.

• Kurz - kurz přepočtu faktury do Kč.

• V Kč - částka v Kč u faktury v cizí měně.

• Záloha - záloha v cizí měně, přepočte se v kurzu do Kč.

Daňový doklad - položka, která určí, o jaký doklad se jedná.

Klávesa F1 nabídne:

Z – zálohový daňový doklad (den DPH = den přijetí platby) – tato hodnota má vliv na způsob zaúčtování dokladu - Zálohová faktura.

N - Neúčtovat Proforma faktura. Tento doklad se nezaúčtovává do PUW.

• datum uskutečnění zdanitelného plnění DUZP
• datum přijetí platby DPP

Data v přijaté faktuře

Den - den, kdy faktura došla. S tímto datem se zaúčtovává faktura do Podvojného účetnictví.
DUZP - datum uskutečnění zdanitelného plnění.
Den DPH - určující datum pro DPH. Pro dodatečné daňové přiznání.

Do kontrolního hlášení se zapíše přednostně DUZP, pokud je vyplněno. Jestliže není, tak Den DPH, pokud vyplněno.
Jestliže není vyplněno ani toto datum zapíše se Den. Přednost má tedy Den DPH před DUZP před Den.

Částky v přijaté faktuře

Po vyplnění hlavičky faktury vyplníme do faktury částky, tj. ceny bez DPH do příslušných řádků.

• první řádek - pro základní sazbu DPH

• druhý řádek - pro sníženou sazbu DPH

• třetí řádek - pro 2.sníženou sazbu

• čtvrtý řádek - pro 0% DPH

• pátý řádek - 0% DPH. Tento řádek je určen pro částky, které se účtují na straně MD na jiný účet než celá faktura (např. obaly). Účet musí být vyplněn u příslušné souvztažnosti v číselníku Souvztažnosti.
  syntetický účet MD s_1 pro DPH = 0
  analytický účet MD a_1 pro DPH = 0

U řádků pro částky je třeba vyplnit daňovou informaci = DI. Klávesa F1 nabídne číselník daňových informací.

U základní sazby a snížené sazby je DI předvyplněné nejčastěji používanými DI.
základní sazba DI = 13
snížená sazba DI = 12

Do přijaté faktury se vyplňuje částka bez DPH, automaticky je dopočtena DPH v Kč a tuto je možno ještě dále upravit, pokud se liší od DPH na došlé faktuře

• Zaokrouhlení - vyplní se haléřové vyrovnání. Při zaúčtování se zaúčtuje na účty jako zaokrouhlení ve fakturách. Účty pro zaokrouhlení se vyplní v Nastavení parametrů: Zaokrouhlení faktury
  zisk - syn, an
  ztráta - syn,an

Pokud nejsou účty v parametrech vyplněné zaúčtuje se zaokrouhlení jako základ daně. Zaokrouhlení se nepočítá do částky bez DPH, ale až do celkové částky.

• Záloha - částka zálohy (pouze odečtení zálohy, která byla bez DPH).

• Doklad - číslo dokladu zálohy.

Odečtení zálohy s DPH se musí zapsat do rozpisu faktury. Viz. kapitola Čerpání záloh v přijatých fakturách.

• Celkem - celkové částky bez DPH, DPH a celková částka bez DPH.

Položky úhrady faktury

• Zaplaceno - částka úhrady.

• Dne - datum úhrady.

• Číslo dokladu , kterým byla faktura placena.

Tyto položky se vyplní automaticky při párování úhrady faktury v agendě Pokladna nebo Banka.

V případě, že faktura je za hotové, činností Faktura Pokladna v momentě, kdy se vystavuje výdajový pokladní doklad. Viz. kapitola Přijatá faktura -> Pokladna.

Při zapisování úhrady faktury v agendě Běžné účty, činností Úhrady faktur. Viz. kapitola Úhrady faktur.

Při zapisování úhrady v agendě Pokladna, činností Úhrady faktur. Viz. kapitola Úhrady faktur.

Více úhrad na jednu fakturu

Jestliže je na fakturu více částečných úhrad:

• do položky Zaplaceno se částky přičítají.
• do položky Dne se zapisuje datum poslední úhrady.
• do položky Doklad se zapisuje číslo dokladu poslední úhrady.

Volba v menu Úhrady Úhrady této faktury se zobrazí všechny úhrady aktuální faktury. Viz. kapitola Úhrada přijaté faktury.

Další položky na přijaté faktuře!

Položky, které se přenášejí do Podvojného účetnictví pro tisk výkazu ZO - 1 - 104. Služba se vyplňuje podle číselníku, který klávesa F1 nabídne.

F5 - Kopie faktury

Novou fakturu je možné také vložit do agendy jako kopii stávající faktury. Použije se klávesa F5 na záložce Seznam nebo Karta. Před založením nové faktury se zobrazí dotaz.

Možnost kopírovat pouze kartu přijaté faktury bez částek nebo včetně částek i s rozúčtováním. Je možné vytvořit kopii nejen aktuální faktury ale i loňské. Faktura se založí do vybrané řady. Pokud se kopíruje rozúčtování faktury, kopírují se také všechny částky v Kč i cizí měně a také kurz.

- pokračuje založení faktury

- nová přijatá faktura se nezaloží.

Zapisování data

Rychlé klávesy pro zapisování data.

Klávesa " " přepíše datum na datum o jeden den vyšší.
Klávesa " " přepíše datum na datum o jeden den nižší.
Klávesa F1 nabídne kalendář. Po potvrzení výběru data klávesou Enter se zapíše vybrané datum.

Na přijaté faktuře se také zobrazují čísla příjemek, jestliže jsou v příjemkách zapsaná čísla přijaté faktury. Viz. kapitola Příjemky k faktuře.

Rychlé klávesy

Pro rychlé přesouvání mezi jednotlivými položkami na faktuře se používají tzv. rychlé klávesy.

• ALT+O - položka Organizace
• ALT+H - položka HS Objednávka
• ALT+F - položka Firma
• ALT+A - tlačítko Adresa pro vložení nové adresy
• ALT+B - položka Banka
• ALT+Z - položka Zahraniční cena
• ALT+D - položka Dovoz
• ALT+C - položka Cena

Pokud si uživatel nastaví vlastní Zákaz vybraných položek, tak se tyto volby neuplatní.

Možnosti přijatých faktur

Přijaté faktury v cizí měně - Faktura v cizí měně.

Přijaté faktury se zálohou - Zálohová faktura, Čerpání záloh v přijatých fakturách.

Reverse charge - Režim přenesené daňové povinnosti.

Zákaz vkládání faktur do roku.

Parametr: Zákaz vkládání faktur do roku.
Po vyplnění neumožní program vkládat faktury vydané i přijaté do roku, který je zapsán v parametru. Tím se vyloučí omyly, které vznikají na začátku roku, kdy se faktury nového roku založí do souboru faktur minulého pracovního období. V tom případě se na konci roku parametr vyplní.

Program zobrazí upozornění.